Apsaugokite savo dokumentus

Tinkamai neapsaugojus svarbių dokumentų, nelaimės ar vagystės atveju, gali būti padaryta labai didelė žala įmonei. Henrik Werner, vienos garsiausių Švedijos draudimo kompanijos Folksam Stokholme vadovas, dalinasi savo patirtimi apie tai kaip saugoti įmonės turtą.

Laikykite dokumentus tinkamoje vietoje
Mes dažnai dirbdami apie tai nepagalvojame, tačiau daugelis svarbių įmonės dokumentų gali labai lengvai pasimesti jei jais tinkamai nepasirūpinsime. Svarbių įrašų, ataskaitų ar sutarčių praradimas, pavyzdžiui vagystės, gaisro ar vandens užliejimo atveju gali būti itin žalingas verslui. Kad to neįvyktų, būtina saugoti svarbius dokumentus tinkamoje vietoje. Henrik Werner paaiškina kokia yra tinkama saugojimo vieta asmens ar įmonės turto draudimo atžvilgiu.
– Draudžiantis nuo vagystės, svarbu naudotis dokumentų seifu arba brangių daiktų saugojimui pritaikyta saugojimo spinta. Švedų draudimo bendrovė savo klientams pabrėžia, kad vertingi ar dokumentai daiktai turi būti laikomi tam tikrą saugumo klasę atitinkančiose spintose bei seifuose. Gaisro atveju dokumentų spintos turi atitikti mažiausiai EI 60 atsparumo klasę, kuri reiškia, kad dokumentai kilus gaisrui nebus pažeisti mažiausia 60 minučių.

Nepamirškite programinės įrangos ir kito nematerialiojo turto
Įmonės kompiuteriuose yra daug vertingos informacijos, apie kurios apsaugą pamirštame. Jau vien programinės įrangos licencijos gali būti labai brangios, todėl būtina jas ir programinę įrangą laikyti įvairiose, kuo saugesnėse, vietose.
Informacijos, kurią darbuotojai įsisavina dirbdami įmonėje, apsauga gali būti rizikinga ir sudėtinga, ne tik draudimo atžvilgiu.
– Jei kuris nors darbuotojas palieka įmonę, jis turi būti atsakingas išlaikyti konfidencialią įmonės informaciją. Įmonę šiuo aspektu gina įstatymas (darbuotojo darbo įmonėje metu galiojusi deliktų teisė), sako Henrik Werner.

Atsarginės svarbių dokumentų kopijos
Folksam darbo politikoje numatyta, kad atsarginės duomenų kopijos turi būti išsaugomos bent vieną kartą per dieną. Ten sukaupiama visa informacija, todėl ji yra visiškai atskirta nuo darbinių serverio duomenų. Be to, ji turi būti laikoma kitoje vietoje nei originalūs duomenys, užtikrinant, kad nelaimės atveju nebūtų sugadinama atsarginės kopijos informacija ir originalūs duomenys vienu metu.
Tai yra viena svarbiausių taisyklių planuojant saugojimo vietą. Įmonėms, kurios dirba su patentiniais dokumentais, kuriuose yra labai konfidenciali įmonių informacija ar vertingos komercinės paslaptys, tai yra labai svarbu.

– Patentai turi būti registruojami už jų saugumą atsakingose institucijose, bet paprastai jie turėtų būti saugomi taip, kad nei originalas nei kopija nebūtų sugadinti tuo pačiu metu. Draudimo sąlygos negali užtikrinti intelektinės nuosavybės apsaugos.