Produktyvūs susirinkimai
Susitikimai ir posėdžiai užima didelę darbo dienos laiko dalį. Tai ypatingai svarbūs procesai, kurie leidžia tobulėti darbuotojams ir augti verslui. Tačiau tinkamai surengtas susirinkimas duos žymiai daugiau naudos ir padidins darbo užduočių atlikimo efektyvumą.
Didžiausias iššūkis organizuojant susitikimus ir susirinkimus yra padidinti jų produktyvumą. Nustatykite konkrečius susitikimo ar posėdžio tikslus bei suformuluokite užduotis. Turite nuspręsti ar tai informacinio pobūdžio susirinkimas, ar yra būtinas aktyvus darbuotojų dalyvavimas diskusijoje. Iš anksto informuokite dalyvius apie susirinkimo tikslus ir temas, tokiu būdu dalyviai galės pasiruošti susirinkimui. Be to, pasirūpinkite, kad kiekvienas susitikimo dalyvis žinotų savo funkcijas ir pareigas susitikimo metu.
Susitikimą pradėkite laiku net ir tuo atveju, jei kuris nors iš dalyvių vėluos. Nepamirškite dokumentuoti posėdžio eigos, tokiu būdu Jūs lengviau atseksite, kas buvo aptariama tam tikru posėdžio momentu. Vertėtų paprašyti visų susirinkimo dalyvių išjungti telefonų garsus, taip posėdis taps privatesnis ir jaukesnis.
Susirinkimo formatą pritaikykite jo tikslams
Visuomet lengviausia daryti tai, kas jau buvo daryta anksčiau – posėdžiai nėra išimtis. Daugumoje įmonių susitikimai ir susirinkimai visą laiką organizuojami toje pačioje vietoje, prie to paties konferencijų stalo. Tačiau norint posėdį padaryti produktyvesniu, vertėtų keisti ir pritaikyti proceso formatą susirinkimo tikslui.
Stand-up susirinkimai
Puikiai tinka kasdienai. Jų metų yra atnaujinama informacija apie jau vysktančius arba naujus veiklos procesus. Tokie susirinkimai tinkami greitiems sprendimams. Atsistoję iš savo vietos darbuotojai tampa budresni ir tuo pačiu makštinasi. Tokių susirinkimų patalpoms reikėtų tiek stovimam, tiek sėdimam darbui pritaikytų reguliuojamo aukščio konferencinių stalų. Vieni iš funkcionaliausių stand-up susirinkimų priedų yra rašymo lentos, popieriaus lapų stovai ir pan.
Posėdžiai ir susirinkimai pasivaikščiojimo lauke metu
Tinka nedidelėms darbuotojų grupėms (iki 5 darbuotojų). Be to, buvimas gryname ore didina kūrybiškumą. Atlikti tyrimai parodė, kad vaikščiodami lauke, darbuotojai sprendimus priima žymiai greičiau, o patys sprendimai pasižymi padidintu kūrybiškumo kiekiu. Pasivaikščiojimo metu darbuotojai gauna šviežio oro, šviesos ir natūralios energijos dozes. Pasivaikčiojimams Jums nereikalinga speciali įranga, tačiau yra būtina pasirūpinti labai patogia avalyne.
Tradiciniai susirinkimai
Jų metu yra sėdima aplink stalą, tinka formaliems susitikimams arba posėdžiams. Tokio formato susirinkimuose dažniausiai būna pirmininkaujantis darbuotojas ir vienas - konkretus tikslas. Maksimaliai struktūrizuotas susirinkimas bus efektyvus ir taupantis darbo laiką. Tačiau yra ir neigiamų tokių susirinkimų veiksnių: jų metu darbuotojai tampa pasyvūs ir ženkliai mažėja jų kūrybiškumas.
Kūrybiški susurinkimai
Jų metu yra ieškoma naujų perspektyvų, naujų problemų sprendimo būdų ir galimybių. Kaip ir prieš tai aptartuose susirinkimų formatuose, šiame yra būtina nustatyti proceso tikslą. Kūrybiški susirinkimai pasižymi proceso įvairumu, diskusijomis, kolegų idėjų aptarimais ir platesniu žvilgnsiu į aptariamas problemas bei veiksnius. Siekdami kuo aiškiau išrekšti savo mintis, naudokite rašymo lentas, spalvotus žymeklius ir klijuojamus lapelius. Tokio formato susirinkimo ar posėdžio metu, siekdami pagyvinti procesą, nepabijokite pereiti į kitą patalpą ar pakeisti aplinką.
