Kaip užtikrinti virtualių susitinkimų produktyvumą ir efektyvumą?

Virtualus susitikimas turi labai didelį pranašumą – jame galima dalyvauti būnant bet kur, visgi, kyla ir tam tikrų iššūkių. Norint susirinkime ar pasitarime sudalyvauti kokybiškai, reikia pasirūpinti tam tikrais svarbiais aspektais.

1. Sudaryti susirinkimo/pasitarimo programą ir išplatinti ją iki sesijai prasidedant. Tokiu būdu, visi susitikimo dalyviai turės laiko geriau pasiruoršti produktyviam darbui.

2. Susirinkimo pradžioje būtina pristatyti visus virtualios sesijos dalyvius.

3. Būkite tikri, kad techninė susitikimo pusė yra paruošta ir veikia sklandžiai, ypač, jei dalyvavimui susitikime būtinas kokios nors aplikacijos parsisiuntimas/įdiegimas ar pan.

4. Su susitikimo dalyviais tarpusavyje susitarkite, kiek laiko bus skirta tam tikros užduoties aptarimui, koks bus kalbančiųjų eiliškumas ir pan.

5. Koordinuokite ir moderuokite susitikimo eigą. Užtikrinkite, kad visi dalyviai turės teisę ir laiką pasisakyti virtualios sesijos metu.

6. Virtualios sesijos metu naudokite susirašinėjimo aplikaciją, kad susitikimo moderatorius galėtų realiu laiku stebėti dalyvių atsakymus bei klausimus.

Apibendrinant: svarbu ne tik techninė virtualios susitikimo sesijos pusė, svarbu ir tai, kad kiekvienam sesijos dalyviui būtų suteiktas laikas ir teisė pasisakyti, paprašyti žodžio, išsakyti nuomonę ir prieš sesiją žinoti jos turinį/programą. Šių dalykų galima pasiekti suformavus aiškią virtualių susitikimų struktūrą bei rutiną.

Dar vienas virtualių susitkimų iššūkis yra tas, kad tokio susitikimo dalyviai, optimalią dėmesio koncentraciją gali išlaikyti tik 30-40 min., tai buvo nustatyta tyrimų metu. Susitikimui vykstant ilgiau, žmogaus smegenys pavargsta, o tai neleidžiai maksimaliai susikoncentruoti į tuo metu atliekamą veiksmą. Būtent dėl šios priežasties, virtualaus susitikimo programoje turi būti numatytos pertraukėlės, tikslus jų laikas bei trukmė – tik taip yra įmanoma užtikrinti maksimalų virtualios susitikimo sesijos produktyvumą.